El CRM (del inglés Customer Related Management) permite manejar citas y notas de manera clara y organizada, para que sea más fácil tener una idea inmediata de la relación entre operadores y clientes a través de la actividad de los dependientes.
CRM desde el perfil de un usuario
Todo comienza con la creación de una tarea que puede tener diferentes detalles:
· Descripción;
· Tipo: cita, llamada, presupuesto, renovación rutina, objeciones....
· Etiquetas: etiquetas que se pueden asociar a la tarea (para facilitar su búsqueda o para operaciones de marketing e informes)
· Fecha y Horario de Planificación
· Operador: persona encargada de llevar a cabo la tarea
Un operador puede crear tareas o añadir una nota al historial
1. Tarea: para manejar las citas o acciones futuras.
2. Historial: notas sobre tareas ya terminadas o sobre determinados asuntos relacionados con la actividad del club.
Una tarea puede tener uno de estos tres iconos al lado:
-
Planeada
LLevada a cabo
Cancelada
Esto dependerá de su resultado final.
Tras crear una tarea es posible seguir con la misma tarea y crear otras actividades relacionadas con ella.
Ejemplo: Manolo tenía cita con Deborah para la posible venta de una suscripción. La cita no tuvo lugar y Deborah ha planeado otra cita, o sea, ha creado una nueva tarea.
Para añadir detalles sobre la cita (resultado o crear más tareas relacionadas con esta cita) es necesario hacer clic en el botón
La cita ha tenido éxito y Deborah crea otra tarea, pero esta vez la responsable es Maribel que tendrá que presentar a Manolo un presupuesto.
Ahora en el resumen la cita tiene el icono verde del resultado positivo y ha aparecido otra tarea. Entre parentesis se puede ver la fecha de creación de la tarea y la otra fecha es el día en el que Maribel tendrá que preparar el presupuesto para Manolo.
Para cerrar la tarea o crear otras relacionadas, hacer clic en Seguir. Para crear una nueva tarea que no tiene nada que ver con el presupuesto que Maribel tiene que preparar, hacer clic en Añadir Tarea (o Historial, según las necesidades).
Para terminar la tarea, seleccionar Cerrar o Cerrar con una Nota para poder añadir una pequeña descripción. Luego hacer clic en OK.
Si una tarea tiene prioridad es posible atribuirle un color rojo. La tarea cambiará de color (amarillo) cuando alguien se encargará de ella hasta su conclusión definitiva. Esta opción es disponible solo para los administradores del sistema, que podrán elegir los tipos de tareas que necesitan prioridad (y coloración).
Tablero CRM
El tablero está dividido en tres partes:
-
botones rápidos:
- todas las tareas: resumen de todas las tareas con la posibilidad de añadir nuevas tareas y/o filtrarlas por fecha de creación, fecha de planificación, usuario y tipo de tarea
- actividades urgentes
- contactos: para visualizar la lista completa de todos los usuarios
- actividades en preparación: actividades planeadas de las que todavía nadie se ha hecho cargo
- un resumen de las tareas con la posibilidad de crear nuevas
- agenda con las actividades planeadas. Para ver los detalles de cada tarea es suficiente hacer clic en la casilla correspondiente en el calendario.
Agenda Usuarios
Las agendas de los diferentes operadores permiten controlar los compromisos y las tareas individuales de forma más rápida.
Para crear una nueva tarea es suficiente hacer clic en la casilla con el horario/día correspondiente. Tras la creación el nombre del cliente aparecerá en la casilla.
A la izquierda de la página es posible filtrar las agendas por fecha, usuario y/o equipo.
